Hacer primero lo primero

“Ser proactivo" es el primer hábito de “los siete hábitos de la gente altamente eficaz” de S. Covey. Ser proactivo es, no solo tener iniciativa y aportar soluciones, sino que es aceptar la responsabilidad de nuestras acciones. Es admitir los errores, corregirlos y aprender de ellos.

El segundo hábito es “empezar con un fin en mente”, es la creación del sistema de coordenadas que nos permite orientar nuestras acciones del día a día con la consecución de nuestros objetivos.

El tercer habito es “hacer primero lo primero” (“Put first things first”). El tercer hábito consiste en organizar y ejecutar sobre la base de prioridades.

“Lo que importa más nunca debe estar a merced de lo que importa menos”
Goethe

El segundo hábito, empezar con un fin en mente, nos permite visualizar cuales son nuestros valores más preciosos y mediante esa visualización, en nuestro cotidiano, podemos identificar las acciones que más nos acercan a ellos.

Otro ejercicio que podemos hacer para identificar las que deben ser nuestras prioridades es responder a la cuestión:

“¿Que es lo que, si hicieras regularmente, implicaría una mejora en tu vida profesional/personal?”

Algunas de mis respuestas son:

• Dedicar tiempo a la planificación de mi jornada y a la revisión semanal.


• Dedicar regularmente un momento para leer y estar al día de las novedades en mi empresa (y en las competidoras) y en mi ámbito laboral. (Este punto está relacionado con la identificación de futuras oportunidades.) (Articulo aconsejado Escoge bien lo que lees de José Miguel Bolívar).


• Hacer deporte.


• Reservar tiempo, sin distracciones, para disfrutar de la familia.

Estas acciones, clasificadas según la matriz Urgencia-Importancia quedan en el cuadrante Importancia alta, Urgencia baja. La clave del tercer hábito es identificar y entender que hay acciones que podríamos hacer y que mejorarían notablemente nuestro día a día pero que, a veces, aplazamos por el hecho de no ser urgentes.

Operar en el cuadrante Importancia alta, Urgencia baja es la esencia de la gestión eficaz.

Saludos,

Rafael

Texto a meditar...

"Estudios corroboran que, para la audiencia de una presentación, cuesta más procesar la información cuando esta es presentada de forma oral y escrita simultáneamente. Así pues, quizás sería mejor permanecer en silencio y dejar a la audiencia leer las diapositivas. (…)

Una buena presentación es diferente de un documento bien escrito. Intentar fusionar la presentación y el documento resulta en una pérdida de la calidad de ambos.

La mala noticia es que, hoy en día, la mayoría de presentaciones orales acompañadas por soporte multimedia son bastante mediocres. Pero la buena noticia es que esto te da una oportunidad para ser diferente. El nivel es muy bajo hoy en día así que, simplemente una mejora incremental puede resultar en una gran diferencia. Sin embargo, a medida que más y más gente se dé cuenta de que la forma tradicional de presentar esta fuera de sincronismo con la realidad, las expectativas aumentaran."

Extracto traducido del inglés del libro Presentation Zen, Simple Ideas on Presentation Design and Delivery, de Garr Reynolds.

Nota: Os recomiendo echar un vistazo al blog del autor de este libro, una autoridad en el tema del diseño de presentaciones y la comunicación.
Saludos,
Rafael

Emprendedores (Presentación)

El último libro que he leído es Presentation Zen, de Garr Reynolds. Es un libro muy recomendable que cuestiona la forma tradicional de hacer presentaciones con PowerPoint o Keynote y te prepara a pensar de forma diferente y más creativa a la hora de preparar una presentación. Después de leer el libro he decidido reescribir mi último post, esta vez en forma de presentación PowerPoint, utilizando algunos de los principios que se encuentran en el libro.
Saludos,
Rafael














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Emprendedores

En el momento en el que escribo estas palabras estoy en el aeropuerto de Christchurch, en Nueva Zelanda, esperando el embarque de la primera conexión que me llevará hasta Ginebra, donde vivo con mi familia. El viaje ha consistido en dos semanas de vacaciones acompañado por mi esposa, seguido de dos intensas semanas de trabajo. Viajar tan lejos ha sido una experiencia extraordinaria por descubrir un país de naturaleza extraordinaria y por haber pasado quince días de interesante trabajo donde he tenido la oportunidad de conocer y colaborar estrechamente con tres emprendedores en el sector de la imagen médica y la electrónica. En este post comparto algunas de esas cualidades que he observado en el día a día con esos emprendedores.

• Los tres emprendedores son proactivos y crean oportunidades de negocio a pesar de la situación socio-económica. En algún momento de sus vidas profesionales han abandonado la “zona de confort” para pasar a ser responsables de su destino. (En este contexto, recomiendo el post de José Miguel Bolívar ¿Cuál es tu burning platform? )



• Se fijan grandes objetivos e involucran y motivan a aquellos que trabajan con ellos para alcanzarlos. Cuando esos objetivos no son alcanzados, muestran madurez a la hora de evaluar los resultados obtenidos siendo conscientes de los aspectos positivos y aprendiendo de los negativos.



• Tienen una capacidad extraordinaria para procesar, priorizar y utilizar la información para tomar decisiones y extraer conclusiones.



• Son grandes comunicadores, transmiten claramente los objetivos a los miembros de sus equipos y se aseguran de que todos han comprendido el mensaje.



• Saben sacar lo mejor de cada uno de los miembros de su equipo.



• Tratan a todos por igual, ya sean empleados, clientes o becarios.



• Son optimistas y afrontan cada situación como una experiencia de aprendizaje. Ese optimismo se contagia en la organización.



• Son apasionados que disfrutan de lo que hacen en cada momento. El trabajo para ellos no es una obligación sino que se convierte en una experiencia enriquecedora.

De este viaje guardare muy buenos recuerdos. Sin duda uno de los más agradables será el haber trabajado con estos emprendedores apasionados por su trabajo, optimistas y comprometidos con su desarrollo personal y profesional y con el desarrollo de los que con ellos trabajan.

Saludos,

Rafael

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Descomponer los problemas complejos

Una técnica para aumentar la productividad en procesos industriales consiste en descomponer un proceso complejo en varios sub-procesos. El estudio y la optimización por separado de cada uno de esos sub-procesos básicos contribuyen a la mejora global del proceso complejo.

Descomponer tareas complejas o problemas complicados en sub-tareas y optimizar por separado cada una de ellas es, desde mi punto de vista, la clave para ser productivo, para mejorar el rendimiento en aquello que emprendemos.

El ejercicio de la descomposición nos da una visión global del proceso y no solo nos permite simplificar la tarea de optimización sino que además, pequeños incrementos en la mejora de los sub-procesos pueden aumentar de forma geométrica los resultados del proceso global.

Un ejemplo lo podemos tomar en el ámbito de los negocios. ¿Que responderíamos a la cuestión: Cuantas formas tiene un vendedor de aumentar sus beneficios?

La respuesta son tres formas [1]:

La primera es aumentar el número de clientes.

La segunda es incrementar el valor de cada transacción que realiza el cliente.

La tercera es aumentar la frecuencia con la que cada cliente realiza transacciones.

El proceso de “mejorar los beneficios” ya lo tenemos descompuesto en tres partes. Como optimizar cada una de ellas es un ejercicio que depende de la situación particular.

Pongamos ahora números al problema para ilustrar los efectos de la optimización por separado de los procesos. Supongamos que tenemos una media de 10 clientes, cada uno realiza transacciones por un valor de 100 Euros y la frecuencia con la que realizan una compra es una vez al mes. Nuestro beneficio es de 10x100x1=1000 Euros al mes.

Supongamos ahora que mejoramos cada proceso en un 10%, es decir conseguimos un cliente adicional, aumentamos el valor de nuestro producto un 10% (para ello añadimos un valor en el producto para el cliente) y la frecuencia con la que los clientes vuelven pasa a ser 1.1 veces al mes. Nuestro beneficio aumenta en un 33%. Si en vez de un 10% mejoramos en un 25% cada uno de los tres procesos, el beneficio se dobla (12.5x125x1.25~2000 Euros al mes).

Las ventajas de la descomposición para la resolución de problemas complejos no solo son aplicables en el campo de los negocios sino en multitud de situaciones en las que un proceso se quiere optimizar.

El ejercicio de analizar los procesos que queremos mejorar nos permite definir claramente las áreas en las que podemos trabajar. La descomposición en sub-procesos nos permite simplificar la tarea. Además, pequeñas mejoras de los procesos por separado pueden repercutir de forma geométrica en el resultado de la optimización del proceso global. Es la técnica del “divide y vencerás”.

Saludos,

Rafael

[1] “Getting everything you can out of all you’ve got”, Jay Abraham, Ed. St Martin Griffin.

Imagen : mathcurve.com

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